Dernière mise à jour : Juin 2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de TaskFlow est l’éditeur du service TaskFlow.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact sécurisé.
2. Champ d’application
La présente politique s’applique à l’utilisation du site web TaskFlow, de l’application mobile TaskFlow sur iOS et Android, ainsi qu’aux services associés permettant la gestion des tâches, des utilisateurs, des entreprises, des abonnements et des notifications.
3. Données personnelles collectées
Les données collectées dépendent de votre rôle dans TaskFlow : administrateur, responsable, manager, employé, super administrateur ou utilisateur invité.
3.1 Données d’identification
- Nom et prénom ;
- Adresse e-mail professionnelle ou personnelle utilisée pour le compte ;
- Identifiant utilisateur interne ;
- Rôle et permissions dans l’application.
3.2 Données liées à l’entreprise
- Nom de l’entreprise ;
- Adresse, téléphone, e-mail de contact ;
- Numéro de TVA ou informations administratives équivalentes ;
- Logo ou image associée à l’entreprise ;
- Plan d’abonnement, statut de l’abonnement et dates de début ou de fin.
3.3 Données liées aux tâches
- Titres et descriptions des tâches ;
- Priorités, échéances, récurrences et statuts ;
- Utilisateurs assignés aux tâches ;
- Historique de création, modification et validation ;
- Commentaires et messages ajoutés dans les tâches ;
- Images ou photos ajoutées par les utilisateurs.
3.4 Données techniques
- Jetons de notifications push ;
- Type d’appareil ou plateforme utilisée, par exemple iOS, Android ou web ;
- Données techniques nécessaires à la sécurité, au diagnostic ou au bon fonctionnement du service ;
- Logs serveur strictement nécessaires à la sécurité, à la maintenance et à la résolution d’erreurs.
3.5 Données de paiement et d’abonnement
Les paiements sont traités par des prestataires spécialisés, notamment Stripe. TaskFlow ne stocke pas les données complètes de carte bancaire. Les informations conservées peuvent inclure l’identifiant client, l’identifiant d’abonnement, le statut du paiement, le plan choisi et les dates liées à l’abonnement.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles sont utilisées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
| Finalité | Exemples d’utilisation | Base légale |
|---|---|---|
| Création et gestion des comptes | Connexion, identification, rôles, permissions, gestion des utilisateurs. | Exécution du contrat ou intérêt légitime. |
| Fourniture du service TaskFlow | Création, assignation, suivi et validation des tâches. | Exécution du contrat. |
| Communication interne liée aux tâches | Commentaires, messages, photos, notifications liées aux tâches. | Exécution du contrat ou intérêt légitime. |
| Notifications push | Alertes de nouvelles tâches, messages, échéances ou actions importantes. | Consentement lorsque requis, ou intérêt légitime selon le contexte. |
| Gestion des abonnements | Essai gratuit, statut actif ou expiré, paiements, renouvellements, historique. | Exécution du contrat et obligations légales. |
| Sécurité et prévention des abus | Contrôle d’accès, protection contre les connexions non autorisées, logs techniques. | Intérêt légitime et obligations légales. |
| Support client | Réponse aux demandes envoyées via le formulaire de contact. | Intérêt légitime ou mesures précontractuelles. |
5. Bases légales
Les traitements réalisés par TaskFlow peuvent reposer sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :
- L’exécution du contrat : lorsque le traitement est nécessaire pour fournir le service TaskFlow ;
- L’intérêt légitime : pour sécuriser le service, prévenir les abus, améliorer l’expérience utilisateur ou gérer le support ;
- Le consentement : notamment pour certaines notifications ou fonctionnalités optionnelles lorsque la loi l’exige ;
- Les obligations légales : notamment en matière comptable, fiscale ou de conservation de certaines données administratives.
6. Destinataires des données
Les données peuvent être accessibles uniquement aux personnes et services ayant besoin d’y accéder pour assurer le fonctionnement de TaskFlow.
- Administrateurs autorisés de l’entreprise cliente ;
- Utilisateurs internes selon leurs rôles et permissions ;
- Équipe technique TaskFlow strictement lorsque nécessaire ;
- Sous-traitants techniques utilisés pour l’hébergement, les notifications, les paiements ou l’envoi d’e-mails ;
- Autorités compétentes si la loi l’exige.
7. Sous-traitants et services techniques
TaskFlow peut utiliser des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service, notamment :
- OVHcloud pour l’hébergement, les serveurs, les bases de données ou les e-mails ;
- Firebase / Google pour certaines fonctionnalités techniques telles que les notifications push ;
- Stripe pour les paiements et la gestion des abonnements ;
- Apple et Google Play pour la distribution de l’application mobile ;
- Tout autre prestataire strictement nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou à la maintenance du service.
Ces prestataires sont tenus de traiter les données uniquement selon les instructions reçues et dans le respect des exigences applicables en matière de protection des données.
8. Transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires techniques peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque cela se produit, TaskFlow veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place, telles que des clauses contractuelles types, des mesures de sécurité complémentaires ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.
9. Durées de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf obligation légale imposant une conservation plus longue.
| Type de données | Durée indicative de conservation |
|---|---|
| Données de compte utilisateur | Pendant la durée d’activation du compte, puis suppression ou anonymisation dans un délai raisonnable après suppression. |
| Données d’entreprise | Pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage limité si nécessaire pour obligations légales. |
| Tâches, commentaires, messages et photos | Pendant la durée d’utilisation du service par l’entreprise, sauf suppression par l’administrateur ou demande légitime applicable. |
| Données d’abonnement et de facturation | Durée nécessaire à la gestion contractuelle, comptable et fiscale. |
| Jetons de notifications push | Jusqu’à désactivation des notifications, déconnexion, suppression du compte ou expiration technique du jeton. |
| Logs techniques et de sécurité | Durée limitée nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la prévention des abus. |
| Messages envoyés via le formulaire de contact | Durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage limité si nécessaire. |
10. Sécurité des données
TaskFlow met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction.
- Accès limité selon les rôles utilisateurs ;
- Contrôles d’accès aux entreprises et aux données associées ;
- Utilisation de connexions sécurisées lorsque disponible ;
- Protection des endpoints sensibles ;
- Journalisation technique en cas d’erreur ou d’événement de sécurité ;
- Limitation de l’accès aux données aux personnes autorisées.
11. Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez notamment des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir une copie des données personnelles vous concernant ;
- Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
- Droit d’effacement : demander la suppression de vos données dans les limites prévues par la loi ;
- Droit à la limitation : demander la limitation temporaire d’un traitement ;
- Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
- Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré lorsque ce droit s’applique ;
- Droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer vos droits, vous pouvez utiliser notre formulaire de contact sécurisé. Une preuve d’identité pourra être demandée afin d’éviter toute communication de données à une personne non autorisée.
12. Réclamations auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données.
Site officiel : Autorité de protection des données
13. Notifications push
TaskFlow peut envoyer des notifications push afin d’informer les utilisateurs d’événements importants : nouvelle tâche, modification, commentaire, message, rappel ou information liée à l’abonnement.
Les utilisateurs peuvent généralement désactiver les notifications depuis les réglages de leur appareil. Certaines notifications strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent rester visibles dans l’application.
14. Photos et contenus ajoutés par les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent ajouter des photos, images, commentaires ou messages dans le cadre des tâches. Ces contenus doivent être pertinents pour l’activité professionnelle ou organisationnelle de l’entreprise utilisant TaskFlow.
Les utilisateurs sont invités à ne pas publier de données sensibles inutiles, telles que des documents d’identité, données médicales, informations bancaires non nécessaires ou données personnelles de tiers sans base légitime.
15. Comptes professionnels et responsabilité de l’entreprise cliente
Lorsque TaskFlow est utilisé par une entreprise, celle-ci reste responsable de l’utilisation qui est faite des comptes, des accès, des rôles attribués aux utilisateurs et des informations introduites dans l’application.
L’entreprise cliente doit veiller à informer ses utilisateurs internes de l’utilisation de TaskFlow et des traitements de données qui en découlent.
16. Cookies et technologies similaires
Le site TaskFlow peut utiliser des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, à la sécurité ou à la gestion de session. Si des cookies analytiques, publicitaires ou non essentiels sont ajoutés ultérieurement, une information spécifique et, lorsque requis, un mécanisme de consentement seront mis en place.
17. Données des mineurs
TaskFlow est destiné à un usage professionnel ou organisationnel et n’est pas destiné aux enfants. Si des données concernant un mineur étaient traitées dans un contexte professionnel autorisé, l’entreprise utilisatrice doit s’assurer du respect des règles applicables.
18. Modification de la politique de confidentialité
TaskFlow peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’évolutions légales, techniques ou fonctionnelles. La date de mise à jour indiquée en haut de la page permet d’identifier la dernière version applicable.
19. Contact
Pour toute question concernant cette politique, la protection des données ou l’exercice de vos droits, veuillez utiliser notre formulaire de contact sécurisé.
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